Формализованная оценка качества участия специалиста (ФОКУС) | Вестн. Том. гос. ун-та. Экономика. 2015. № 2 (30).

Формализованная оценка качества участия специалиста (ФОКУС)

Современные процессы построения системы внутреннего контроля в холдинговых структурах предполагают наличие подразделения внутреннего контроля и аудита как в управляющей компании, так и в функциональных организациях, входящих в холдинговую структуру. В статье рассмотрена взаимосвязь некоторых теоретических конструкций по мотивации персонала с целью разработки подхода к оценке сотрудников подразделения внутреннего контроля и аудита организаций холдинга, не являющихся управляющими компаниями. Предложена авторская методика формализованной оценки качества участия специалиста как основы денежной мотивации сотрудника.

Formalized quality assessment of specialists commitment (FQASC).pdf На современном этапе одной из основных задач менеджера в организации является грамотное построение системы мотивации сотрудников. Это обусловливается тем, что каждый сотрудник имеет разные потребности, разные ожидания, неодинаковую вовлеченность, да и по-разному воспринимает ценности компании (на уровне предпочтений, последствий, консенсуса или принципов). Проблемам мотивации посвящены работы многих специалистов, в их числе: теория иерархии потребностей Абрахама Маслоу, теория X и теория Y Мак-Грегора, двухфакторная теория Герцберга, теория справедливости Адамсома, теория ожидания Виктора Врума, теория постановки целей Эдвина Лока и Гэри Латема, система сбалансированных показателей Роберта С. Каплана и Дейвида П. Нортона и др. В то же время практически не исследованы вопросы мотивации сотрудников, выполняющих функцию внутреннего контроля и аудита в организациях холдинга, не являющихся управляющими компаниями. При рассмотрении вопроса мотивации сотрудников по внутреннему контролю и аудиту в организациях холдингового типа (не являющихся управляющими компаниями) необходимо учитывать следующее: 1. Небольшая численность подразделения внутреннего контроля и аудита. Как правило, такие организации имеют общую численность до 10 000, численность подразделения внутреннего контроля и аудита в 92% таких компаний составляет до 10 человек [1]. 2. Подразделение по внутреннему контролю и аудиту выполняет разнообразные функции (рис. 1). 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Частота ответов респондентов, % Оценка эффективности системы упралвения рисками Поддержка внешнего аудита Участие в специальных проектах Контроль за сохранностью активов Содействие менеджменту в построении системы внутреннего контроля Участие в повышении эффективности корпоративного управления Разработка рекомендаций по совершенствованию системы внутреннего контроля Мониторинг процесса устранения недостатков системы внутреннего контроля Оценка надежности и эффективности системы внутреннего контроля Консультирование исполнительного руководства по вопросам внутреннего контроля и аудита Рис. 1. Функции, выполняемые подразделением внутреннего контроля и аудита1 Таким образом, небольшая численность и разнообразие выполняемых работ подразделением внутреннего контроля и аудита определяют, что для эффективного достижения результата необходима слаженная работа в команде, так как каждый специалист не может иметь компетенции по всем направлениям деятельности. Работа в команде, обладание необходимыми групповыми компетенциями для решения поставленных задач полностью соответствуют международным подходам. Так, согласно международным профессиональным стандартам внутреннего аудита (стандарт 1210 - профессионализм) «для выполнения стоящих перед подразделением внутреннего аудита задач сотрудники подразделения должны коллективно обладать необходимыми знаниями, навыками и другими компетенциями или получить их» [2]. Но в связи с работой специалистов по внутреннему контролю и аудиту в команде возникает и сложность с мотивацией сотрудников. С одной стороны, командная работа определяет групповую ответственность за результат, и, следовательно, достигнутый результат распространяется на всю группу в целом, с другой - неэффективная работа одного специалиста в команде требует больше усилий от другого члена команды. Все это подчеркивает необходимость проводить оценку вклада каждого члена команды в достижение общего результата деятельности. В соответствии с «Исследованием текущего состояния и тенденций развития внутреннего аудита в России», проведенного Институтом внутренних аудиторов при поддержке компании «ПрайсвотерхаусКуперс» [1], определены наиболее часто встречающиеся показатели оценки эффективности деятельности функции «внутренний контроль и внутренний аудит»: 1) степень фактического выполнения плана контрольных мероприятий (87% респондентов); 2) результаты опроса высшего руководства (57%); 3) значимость выводов и рекомендаций по результатам контрольных мероприятий (53%); 4) процент выполнения планов мероприятий по устранению нарушений, выявленных по результатам контрольных мероприятий (37%); 5) результат опроса владельцев бизнес-процессов (37%); 6) экономический эффект от деятельности подразделения по внутреннему контролю и аудиту (23%); 7) отклонение от плана выполнения контрольного мероприятия (17%); 8) количество выданных рекомендаций владельцам бизнес-процессов (10%); 9) иное (17%). В теории ожидания В. Врума [3. С. 76-78] определено, что мотивация сотрудников к более продуктивному труду зависит от трех факторов: усилий -результатов - вознаграждения. То есть сотрудник должен быть уверен в том, что прикладываемые усилия приведут к требуемому результату, а за достигнутый результат он получит справедливое вознаграждение. Рис. 2. Обоснование выбора для специалиста ключевого показателя эффективности - ФОКУС Взаимосвязанное применение мотивационной теории ожидания В. Врума, системы сбалансированных показателей Роберта С. Каплана и Дейвида П. Нортона с учетом показателей оценки эффективности деятельности по функции «внутренний контроль и аудит» может помочь оценить как работу в команде, так и вклад каждого специалиста в достижение поставленной цели. На рис. 2 показана взаимосвязь данных теоретических конструкций с целью определения показателя денежной мотивации сотрудников подразделения внутреннего контроля и аудита - формализованной оценки качества участия специалиста (ФОКУС). Формализованная оценка качества участия специалиста - это интегрированная оценка качества работы специалиста по внутреннему контролю и аудиту, включающая в себя как показатели участия в командной работе по проведению контрольных мероприятий с учетом внутреннего и внешнего мониторинга данного вида деятельности, так и персональные достижения сотрудника. В блоке «результаты» в скобках указаны номера показателей оценки эффективности, изложенных выше. Далее рассмотрена методика ФОКУС, предложенная автором и внедренная на предприятии атомной отрасли - AО «Сибирский химический комбинат». Данная методика позволяет оценить вклад каждого внутреннего аудитора в достижение общей цели - своевременное и полное выявление существующих нарушений/отклонений в организации методами контрольно-ревизионной деятельности и внутреннего аудита. A значит, и определить денежное вознаграждение специалиста за вклад в достижение этой цели. ФОКУС проводится как по каждому контрольному мероприятию (работа в команде) - блоки «участие специалиста в контрольных мероприятиях» и «мониторинг участия специалиста в контрольных мероприятиях», так и в целом по оцениваемому году (индивидуальный вклад) - блок «персональные показатели эффективности специалиста». Оценку участия специалиста в контрольных мероприятиях проводит руководитель рабочей группы по показателям, отраженным в табл. 1. При оценке показателя используется следующая шкала: не согласен (1 балл), скорее не согласен (2 балла), скорее согласен (3 балла), полностью согласен (4 балла). Результат участия специалиста в каждом контрольном мероприятии определяется по формуле: ОУ = (1) где ОУ - оценка участия специалиста в контрольном мероприятии руководителем рабочей группы; О - оценка показателя участия специалиста в соответствии с критериями и балльной шкалой; n - количество оцениваемых показателей. Итоговый годовой результат по блоку «участие специалиста в контрольных мероприятиях» рассчитывается по формуле: , (2) где ИОУ - итоговая годовая оценка участия специалиста в контрольных мероприятиях; ОУ - оценка участия специалиста в контрольном мероприятии руководителем рабочей группы; m - количество контрольных мероприятий, в которых принимал участие специалист. Таблица 1. Участие специалиста в контрольных мероприятиях Показатель Критерии оценки 1. Выявлены и отражены в отчете об исполнении индивидуального задания существенные нарушения (риски) Полностью согласен Скорее согласен Скорее не согласен Не согласен 2. При разработке плана проверки (контрольного мероприятия) специалист принимал активное участие, предложил для проведения контрольного мероприятия вопрос с высоким уровнем риска Полностью согласен Скорее согласен Скорее не согласен Не согласен 3. Все нарушения (риски) описаны в строгом соответствии с требованиями, изложенными в Приложении № 3 к Методическим указаниям по формированию и представлению отчетности группы процессов «Внутренний контроль и внутренний аудит» СОВК ГК «Росатом» и ее организаций (введенных в действие приказом по комбинату от 26.11.2014 № 11/1342-П) Полностью согласен Скорее согласен Скорее не согласен Не согласен 4. Все выявленные нарушения (риски) подтверждены соответствующими документами (кто, что, где, когда, сколько, почему, риски/негативные последствия) Полностью согласен Скорее согласен Скорее не согласен Не согласен 5. По каждому существенному нарушению/ риску даны обоснованные рекомендации Полностью согласен Скорее согласен Скорее не согласен Не согласен 6. Рабочие документы аудитора сформированы и переданы для свода по описи руководителю рабочей группы Полностью согласен Скорее согласен Скорее не согласен Не согласен 7. Соблюдены сроки выполнения индивидуального задания (индивидуальное задание сдано и принято без замечаний руководителем рабочей группы) Полностью согласен Скорее согласен Скорее не согласен Не согласен 8. В индивидуальном задании отражены положительные оценки деятельности объекта проверки Полностью согласен Скорее согласен Скорее не согласен Не согласен Мониторинг участия специалиста в контрольных мероприятиях осуществляют владелец процесса (показатель 1 табл. 2, с учетом корректирующего коэффициента), руководитель рабочей группы (показатель 2 табл. 2), руководитель службы (показатель 3 табл. 2), специалист самостоятельно (показатель 4 табл. 2). При этом используется следующая балльная шкала: не согласен (1 балл), скорее не согласен (2 балла), скорее согласен (3 балла), полностью согласен (4 балла). С.Е. Левин 64 - Таблица 2. Мониторинг участия специалиста в контрольных мероприятиях Показатель Критерии оценки 1. В результате обсуждения проекта акта владелец процесса НЕ доказал необоснованность включенных в проект акта нарушений (рисков) Полностью согласен Скорее согласен Скорее не согласен Не согласен 2. Участие специалиста в контрольном мероприятии со стороны руководителя рабочей группы (предложен алгоритм проверки направления, самостоятельность, точность и др.) оценивается на высоком уровне Полностью согласен Скорее согласен Скорее не согласен Не согласен 3. Участие специалиста в контрольном мероприятии со стороны руководителя службы оценивается на высоком уровне Полностью согласен Скорее согласен Скорее не согласен Не согласен 4. Участие специалиста в контрольном мероприятии оценивается на высоком уровне (самооценка) Полностью согласен Скорее согласен Скорее не согласен Не согласен Результат мониторинга участия специалиста в каждом контрольном мероприятии определяется по формуле: где МОУ - оценка мониторинга участия специалиста в контрольном мероприятии; МО - оценка показателя мониторинга участия специалиста в соответствии с критериями и балльной шкалой; n - количество оцениваемых показателей; к - корректирующий коэффициент (оценка командной работы со стороны владельца процесса), который определяется как частное от деления суммы выставленных оценок, предложенных в анкете, на сумму максимально возможных оценок, умноженное на 1,2. Итоговый годовой результат по блоку «мониторинг участия специалиста в контрольных мероприятиях» рассчитывается по формуле: EL МОУ (4) где ИМОУ - итоговая годовая оценка мониторинга участия специалиста в контрольных мероприятиях; МОУ - оценка мониторинга участия специалиста в контрольном мероприятии; m - количество контрольных мероприятий, в которых принимал участие специалист. Персональные показатели эффективности специалиста оцениваются руководителем службы по показателям, приведенным в табл. 3. При этом используется следующая балльная шкала: не согласен (1 балл), скорее не согласен (2 балла), скорее согласен (3 балла), полностью согласен (4 балла). Результат оценки персональной эффективности специалиста осуществляется в целом за год по формуле: где ОПЭ - оценка персональной эффективности специалиста; ПЭ - оценка показателя персональной эффективности специалиста в соответствии с критериями и балльной шкалой; n - количество оцениваемых показателей; к -корректирующий коэффициент (оценка руководителем службы), который определяется по следующей шкале: 0,7 - «низкий уровень персональной эффективности специалиста», 1,0 - «стандартный уровень персональной эффективности», 1,2 - «высокий уровень персональной эффективности специалиста, амбициозные цели поставлены и достигнуты». Таблица 3. Персональные показатели эффективности специалиста Показатель Критерии оценки 1. Специалист проявлял творческую активность, направленную на популяризацию профессии (подготовка статьи в газету, подготовка информации на сайт СХК и т.п.) - оценка зависит от количества и качества Полностью согласен Скорее согласен Скорее не согласен Не согласен 2. Специалист работал над актуализацией локальных актов СХК, подготовкой регламентов, стандартов и т. п. (по линии деятельности) -оценка зависит от внедрения Полностью согласен Скорее согласен Скорее не согласен Не согласен 3. Специалист оказывал консультационную помощь руководителям (оформлено в письменном виде, получена обратная связь) - зависит от количества и качества Полностью согласен Скорее согласен Скорее не согласен Не согласен 4. Организация рабочего места специалиста соответствует системе 5-С в офисе Полностью согласен Скорее согласен Скорее не согласен Не согласен 5. Специалист осуществлял выполнение срочных поручений руководства (оформлено в письменном виде, достигнут результат) - зависит от количества и качества Полностью согласен Скорее согласен Скорее не согласен Не согласен 6. Специалист осуществлял реализацию выполнения командного ПСР-проекта - зависит от вклада в достижение результата Полностью согласен Скорее согласен Скорее не согласен Не согласен 7. Специалист осуществлял реализацию выполнения личного ПСР-проекта - зависит от достижения результата Полностью согласен Скорее согласен Скорее не согласен Не согласен Итоговый годовой результат ФОКУС определяется итоговым годовым результатом по блоку «участие специалиста в контрольных мероприятиях», итоговым годовым результатом по блоку «мониторинг участия специалиста в контрольных мероприятиях» и результатом оценки по блоку «персональные показатели эффективности специалиста» с учетом весовых коэффициентов в соответствии с табл. 4. Таблица 4. Весовые коэффициенты по блокам ФОКУС Оцениваемый блок База Вес Максимальный балл 1. Участие специалиста в контрольных мероприятиях 4 0,7 2,8 2. Мониторинг участия специалиста в контрольных мероприятиях 4 0,1 0,4 3. Персональные показатели эффективности специалиста 4 0,2 0,8 Таким образом, для расчета ФОКУС используется следующая формула и ограничение: ♦ИОГС = НОУ я В + ИИ0У и В + ОТИГ В S. * , (6) где В - весовой коэффициент по блокам ФОКУС. ФОКУС используется при годовой оценке эффективности деятельности специалиста как один из ключевых показателей эффективности (КПЭ) специалиста по внутреннему контролю и аудиту. При этом устанавливаются следующие уровни выполнения КПЭ: - нижний уровень - 3 балла; - целевое значение - 3,4 балла; - верхний уровень - 4 балла. На рис. 3 показан пример карты КПЭ для ведущего аудитора службы внутреннего контроля и аудита. кой служб Представ КАРТА КПЭ на 2015 год УТВЕРЖДАЮ период действия с 01.01.2015г. по 31.12.2015г. _ (должность) _,_(подпись)_(»ИО) _\_ФИО, должность_\_Наименование организации Владелец карты КПЭ_|_ФИО, ведущий аудитор_|_АО " "_ КПЭ Наименование КПЭ, Уровни выполнения КПЭ Вес КПЭ, Тип КПЭ Фактический Взвешенный единица измерения КПЭ Нижний уровень Целевое значение Верхний уровень коэффициент Подпись ФИО, должность ФОКУС, балл 3 3.75 40 Непрерывный Руководитель службы % выполнения планов мероприятий по устранению нарушений, составленных по результатам проверок 0.9 0.95 0.98 10 Дискретный Руководитель службы Скорректированный свободный денежный поток Общества, млрд. руб. 10 Непрерывный Руководитель службы Итоговый коэффициент выполнения КПЭ Итоговый коэффициент с учетом корректирующего коэффициента Владелец карты КПЭ ФИО, должнос Представитель финансово-эк i лужбы упр Рис. 3. Пример карты КПЭ ведущего аудитора Использование данной методики в AО «Сибирский химический комбинат» позволило руководителю службы: - формализовать оценку вклада каждого специалиста в достижение общей цели функции «внутренний контроль и внутренний аудит»; - дифференцировать вознаграждение по итогам работы за год по каждому специалисту; - вовлечь в процедуру определения вклада каждого специалиста по результатам проведенного контрольного мероприятия все заинтересованные стороны: самого специалиста (самооценка), руководителя рабочей группы, руководителя службы и владельца проверяемого бизнес-процесса; - сформировать у внутреннего аудитора понимание основных подходов к реализации своей функции с должным качеством; - повысить эффективность командной работы. В заключение необходимо отметить, что какой бы подход для оценки персонала не был выбран, он будет носить субъективный характер «из-за недопонимания всей важности такой оценки» [5]. Но при этом наличие утвержденной в организации методики оценки будет сужать субъективный подход, задавая определенные правила, позволяя мотивировать сотрудников на достижение целей.

Ключевые слова

внутренний контроль и аудит, ключевые показатели эффективности, мотивация, оценка качества работы, персонал, Internal control and audit, Performance Quality Assessment, Key performance indicators, Motivation, Personnel

Авторы

ФИООрганизацияДополнительноE-mail
Левин Степан ЕфимовичТомский государственный университеткандидат экономических наук, доцент кафедры экономики и агробизнесаstephan_levin@mail.ru
Всего: 1

Ссылки

Исследование текущего состояния и тенденций развития внутреннего аудита в России. Исследование проведено Институтом внутренних аудиторов при поддержке компании PwC. 2013 [Электронный ресурс]. URL: http//www.iia-ru.ru/files/documents_open/IIA%20and% 20 PwC % 20survey_2013.pdf (дата обращения: 26.01.2015).
International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing (Standards) [Electronic resource]. URL: http://www.iia-ru.ru/inner_auditor/standard/ (date of access: 03.02.2015).
Менеджмент в действии / BZRR716 Менеджмент в действии: в 7 кн. Кн. 2: Управление людьми и организациями: учеб. пособие; пер. с англ. под общ. ред. В.Н. Голубкина. Жуковский: МИМ ЛИНК, 2013. 164 с.
Единые отраслевые методические указания по формированию и представлению отчетности группы процессов «Внутренний контроль и внутренний аудит» специализированными органами внутреннего контроля Госкорпорации «Росатом» и ее организаций: приказ Госкорпорации «Росатом» от 20.11.2014 № 1114-П [документ опубликован не был].
Ванян С.Г. Оценка эффективности деятельности работников консалтинговых организаций [Электронный ресурс]. URL: http://cyberleninka.ru/article/n/otsenka-effektivnosti-deyatelnosti-rabotnikov-konsaltingovyh-organizatsiy (дата обращения: 02.03.2015).
 Формализованная оценка качества участия специалиста (ФОКУС) | Вестн. Том. гос. ун-та. Экономика. 2015. № 2 (30).

Формализованная оценка качества участия специалиста (ФОКУС) | Вестн. Том. гос. ун-та. Экономика. 2015. № 2 (30).