ЭЛЕКТРОННЫЙ ДЕКАНАТ КАК ИНСТРУМЕНТ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ УЧЕБНЫМ ПРОЦЕССОМ В УНИВЕРСИТЕТЕ | Гуманитарная информатика. 2016. № 10. DOI: 10.17223/23046082/10/13

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДЕКАНАТ КАК ИНСТРУМЕНТ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ УЧЕБНЫМ ПРОЦЕССОМ В УНИВЕРСИТЕТЕ

В статье анализируются результаты, полученные в процессе апробации инте- грационного решения для ERP и LMS на философском факультете Томского гос- ударственного университета. Авторы оценивают результативность апробации по количественным и качественным показателям, описывают проблемные зоны, предлагают их решение.

ELECTRONIC DEAN’S OFFICE AS AN INSTRUMENT OF CONTROL AUTOMATION OF TEACHING AND LEARNING PROCESS IN THE UNIVERSITY.pdf Для обеспечения эффективности образовательного процесса в со- временных университетах организуется масштабная ИТ-инфра- структура. Появление новых процессов и задач в вузах, в частности развитие системы электронного обучения, требует внедрения новых инструментов, возрастает сложность интеграции существующих ИТ- инфраструктур с вновь вводимыми информационными системами. Начало массового использования LMS «Moodle» (http://moodle.tsu.ru) в Томском государственном университете поставило ряд новых задач по развитию и оптимизации системы управления электронным обуче- нием в ТГУ. Основной проблемой, связанной с сопровождением ра- боты системы «Электронный университет - Moodle», стала ее исклю- чённость из общеуниверситетской структуры автоматизированных информационных систем. LMS «Moodle» работает независимо, что приводит к таким проблемам, как: 116 Электронный деканат как инструмент автоматизации управления  дублирование пользовательских данных;  задержки и ошибки, возникающие из-за исключительно ручного управления процессами зачисления и отчисления студентов;  трудности при сборе статистики по работе с «Электронным университетом - Moodle» для составления отчетов и проведения аналитических исследований. Аналогичные трудности при внедрении LMS «Moodle» в информационную среду университета возникают и у других вузов. Для ре- шения возникающих трудностей сопровождения учебного процесса используется готовое дополнение для «Moodle», Free dean’s Office [1]. Но использование этого плагина может приводить к нестабильной работе системы, а также возникновению проблем, связанных с орга- низацией учебных процессов [2. C. 3]. Кроме того, при использовании данного плагина не решается задача интеграции LMS с общеунивер- ситетскими сервисами. Поэтому среди вузов распространена практика разработки собственного специального модуля, интегрирующего LMS c университетскими информационными системами [3. C. 4]. В рамках проекта по развитию электронного обучения в ТГУ была разработана система «Электронный деканат» (ЭД), интегрирующая ряд информационных систем ТГУ с LMS «Moodle» [4]. Апробация системы была проведена в первом семестре 2015/16 учебного года на философском и радиофизическом факульте- тах, а также лаборатории гуманитарных проблем информатики (пи- лотная магистратура Digital Humanities). Целью данной работы являются оценка результативности внедрения ЭД на философском фа- культете и описание основных проблемных зон. При проведении ис- следования применялись методы наблюдения, интервьюирования, анализа технической документации, сравнения. В качестве критериев оценки результативности внедрения ЭД выбраны:  соответствие функционала системы техническому заданию и фактическим потребностям пользователей;  количественные и качественные показатели оптимизации управления учебным процессом;  проблемы внедрения и предложения по их решению. Так как ЭД является интеграционной шиной между ERP «1С- Предприятие» и LMS «Moodle», то интерфейс пользователей этих систем приобрел от реализации проекта дополнительные элементы 117 А.В. Фещенко, К.И. Танасенко управления. По ним можно судить о функционале ЭД, который пол- ностью соответствует технической документации на разработку си- стемы. Но в процессе апробации были выявлены дополнительные функции для поддержки отдельных задач в учебном процессе, не реа- лизованные в ЭД. Их можно сгруппировать по категориям пользова- телей: 1. Для преподавателей: 1.1) система напоминаний о дедлайнах выставления оценок; 1.2) рубрикация списка дисциплин, представленных в «Moodle» по уровням образования, направлениям подготовки, курсам, семестрам; 1.3) сервис для самостоятельной распечатки экзаменационной ведомости. 2. Для студентов: 2.1) доступ к материалам курса после завершения его изучения; 2.2) сводная ведомость промежуточных оценок по всем изучаемым дисциплинам, включая результаты контрольных точек; 2.3) упрощенная процедура авторизации в системе и восстановления пароля. 3. Деканат: 3.1) дополнительные отчеты по сопровождению учебного процесса: контрольная точка, допуск к сессии; 3.2) сервис автоматического/полуавтоматического начисления стипендии по результатам сессии; 3.3) сервис мониторинга качества обучения (автоматическое анкетирование студентов). 4. Учебное управление: 4.1) сервис формирования сводных отчетов по подразделениям. К качественным и количественным показателям результативности относится расчет трудоёмкости операций, влияния на показатели разви- тия электронного обучения. Апробация ЭД показала возможности опти- мизации некоторых процессов управления учебной деятельностью в подразделениях и экономии времени на их сопровождение. Трудозатра- ты работников деканата при использовании ЭД могут быть сокращены на 100 человеко-часов в течение учебного года на факультете численно- стью 500 студентов. Сокращение достигается за счет автоматизации:  формирования отчета по результатам контрольной точки;  проверка допуска к сессии;  формирования журнала оценок по результатам сессии; 118 Электронный деканат как инструмент автоматизации управления  формирования приложения с оценками к диплому;  формирования отчетов для учебного управления;  начисления стипендии;  зачисления студентов на электронные учебные курсы в соответствии с учебным планом;  отчисления студентов с электронных учебных курсов после аттестации. Оптимизация процессов управления с помощью системы позволит сократить трудозатраты по сопровождению учебного процесса более 2 000 человеко-часов в масштабе всего университета. Кроме перечисленных процессов, использование ЭД в настоящий момент позволяет инициировать новые процессы, необходимые для принятия решений по управлению качеством обучения в рамках од- ного учебного семестра. Например, хранение оценок студентов по всем дисциплинам за все курсы в единой электронной БД, проведение мониторинга и анализа успеваемости по различным критериям (от- дельный студент, группа, дисциплина). Внедрение ЭД также способствует более активному использова- нию технологий ЭО на факультете. В период апробации на философ- ском факультете доля ППС, вовлеченного в работу «Moodle», увели- чилась с 18 до 66%. Проблемы, выявленные в процессе апробации ЭД, связаны, в первую очередь, с отсутствием рабочих учебных программ (РУП), сформированных в «Планы Мини» по всем ООП и курсам (потокам студентов). Информация, содержащаяся в РУП, является исходной для работы системы. Отсутствие РУП в нужном формате делает не- возможным запуск системы; некорректно составленные РУП вызы- вают большое количество ошибок и увеличение трудозатрат по их устранению в ручном режиме. Также существенным, но преодолимым препятствием к внедрению является параллельная работа сотрудников деканата в двух АИС, обеспечивающих управление учебным процессом («Студент» и «1С»). Это приводит к ошибкам при переносе данных из одной системы в другую, повышает трудоёмкость, снижает оперативность ра- боты, не позволяет автоматизировать важные процессы, например начисление стипендии студентам по результатам сессии. В результате экономия трудозатрат при использовании ЭД исчезает. 119 А.В. Фещенко, К.И. Танасенко Еще одной проблемной зоной внедрения стал человеческий фак- тор. 60-70% ППС, участвовавших в апробации, отказались вносить итоговые оценки (зачеты и экзамены) в электронную ведомость в «Moodle», что значительно увеличило трудозатраты на формирование электронного журнала сотрудниками деканата (ручной перенос оценок из бумажных ведомостей в электронные). Анализ результатов внедрения ЭД показывает целесообразность распространения опыта внедрения на другие учебные подразделения. Использование системы позволяет решить важнейшие общеуниверси- тетские задачи: интеграция АИС, оптимизация процессов управления, повышение оперативности работы, стимулирование дальнейшего раз- вития электронного обучения. ЭД может быть улучшен за счет описанных выше дополнительных опций для студентов, преподавателей, деканата и учебного управления. Для преодоления выявленных проблемных зон необходимо:  предоставлять РУП для загрузки в 1С за 4-6 мес (за 1 семестр) до запуска ЭД на факультете;  проводить широкое внедрение ЭД после полного перехода от АИС «Студент» к 1С;  нормативно закрепить как обязанность ППС внесение оценок в электронную ведомость и контроль за выполнением (заведующий кафедрой, декан).

Ключевые слова

Moodle, , электронный деканат, электронное обучение, LMS, Moodle, 1C, electronic dean's office, e-learning, LMS

Авторы

ФИООрганизацияДополнительноE-mail
Танасенко К.И.Национальный исследовательский Томский государственный университет
Фещенко А.В.Национальный исследовательский Томский государственный университет
Всего: 2

Ссылки

Змеев Д.О., Малахов К.С., Сербин В.А., Степаненко А.А., Фещенко А.В. «Электронный деканат»: интеграция LMS «Moodle» и системы «1С: Университет ПРОФ» // Развитие единой образовательной информационной среды : материалы XIV Междунар. науч.-практ. конф. Томск : Изд-во Том. ун-та, 2015. С. 114-117.
Макашова В.Н, Филимошин В.Ю. Опыт разработки и внедрения модуля «Электронный Деканат» в систему дистанционно обучения на основе LMS Moodle // Математическое и программное обеспечение систем в промышленной и социальной сферах. 2015. № 1. C. 67-74.
Савиных И.В., Талаев П.В. Разработка модулей для управления учебным процессом в системе дистанционного обучения Moodle // Вестник Марийского государственного университета. 2012. № 9. С. 35.
Милованов М.М. Разработка и программная реализация расширения системы дистанционного обучения для управления образовательным процессом в рамках LMS MOODLE // Наука. Мысль. 2015. № 6. С. 14.
Электронный деканат (Free Dean's Office) [Электронный ресурс]. URL: http://www.deansoffice.ru
 ЭЛЕКТРОННЫЙ ДЕКАНАТ КАК ИНСТРУМЕНТ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ УЧЕБНЫМ ПРОЦЕССОМ В УНИВЕРСИТЕТЕ | Гуманитарная информатика. 2016. № 10. DOI: 10.17223/23046082/10/13

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДЕКАНАТ КАК ИНСТРУМЕНТ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ УЧЕБНЫМ ПРОЦЕССОМ В УНИВЕРСИТЕТЕ | Гуманитарная информатика. 2016. № 10. DOI: 10.17223/23046082/10/13