О структурных схемах организационных систем | ПУСС. 2009. № Том 1. Выпуск 1.

О структурных схемах организационных систем

Обсуждаются возможности использования информации, содержа-ейся в структурных схемах организации, для различных целей управления.

On Structural Schemes of Organizations.pdf 1. Основны е эл ементы системной картины мираМы живем в бесконечно разнообразном и постоянно меняющемсямире. Стараясь не просто выжить в нем, но и улучшать своё положениев нём, мы используем свои способности и особенности окружающей нассреды для достижения наших целей. Средством для этого служат модели,т.е. знания о той ситуации, в которой мы оказались. Несомненно, самойважной информацией для овладения процессом хоть какого-то контролянад происходящими с нами событиями является информация о том, ка-ковы наши возможности вносить изменения в не удовлетворяющую насситуацию. Такую информацию даёт системная картина мира, котораяописывает его бесконечное разнообразие с помощью понятия системы(см., например, [1, гл. 1; 4, гл. 2]).Системой называется некоторая сущность (реальная или абстракт-ная), обладающая некоторыми присущими именно ей свойствами, осо-бенностями, функциями (называемыми эмерджентными, или синерге-тическими), отличающими её от всего остального (которое называетсяокружающей средой). Мир представляется неограниченной совокупно-стью различных систем, взаимосвязанных и взаимодействующих междусобой, разномасштабных, соседствующих или содержащих в себе систе-мы меньшего масштаба или входящих как часть в большие системы, не-прерывно изменяющиеся с различными темпами и охватами изменений.Столь сложную картину удается описать с помощью трех моделей: мо-дели черного ящика (перечня существенных связей системы с окружаю-щей средой), модели состава (перечня существенных частей системы) имодели структуры (перечня существенных связей между частями систе-мы). Оценочное (т.е. субъективное) слово «существенные» необходимо всвязи с тем, что в силу закона о всеобщей взаимозависимости в природечисло связей не ограничено, но для конкретной цели рассмотрения систе-мы решающее значение для нас имеют лишь самые сильные из связей.Разнообразие систем упрощенно описывается в виде их классифи-каций. Согласно одной из них системы делятся на естественные и ис-кусственные. Искусственные системы проектируются, конструируютсяи реализуются субъектом для того, чтобы их использовать как средствадостижения его целей. Естественные системы являются сущностями,возникающими в реальности в силу проявления тех взаимодействий, ко-торые мы называем законами природы.Другая классификация систем выделяет в особый класс социальныесистемы, которые характерны тем, что существенными их элементамиявляются субъекты (отдельные личности, группы личностей, организа-ции, популяции разных размеров). Специфика субъектов состоит в ихспособности к целеполаганию и целеустремленности, что существенноотличает их от остальных естественных и искусственных систем [3].Учёт этой специфики в современном менеджменте требует организовы-вать работу системы так, чтобы её функционирование вело к удовлетворе-нию не только собственных интересов самой организации, но и интересоввсех входящих в неё частей с их индивидуальными целями, и интересовбольшей системы, в которой она сама является частью [1, гл. 3]. Это требо-вание приводит к необходимости придавать структуре организации такиеособенности, которые повышали бы как её отзывчивость к изменениямсреды («экологизацию», «инвайронментализацию»), так и отзывчивость кинтересам своих работников («гуманизацию»).Итак, в данном обзоре мы рассмотрим возможности управления ор-ганизацией только за счёт использования особенностей её структуры,либо сохраняя существующую структуру и варьируя лишь её внутрен-ние переменные (исправление отдельных недостатков, реформирование),либо коренным образом меняя структуру (не улучшая старую, а создаваяновую структуру - трансформирование).2. Об одн ой возможности совершенств овани яструктурны х схем организ аци й в отв етна из менени я в окружающ ей средеПожалуй, главной функцией управления организацией является обе-спечение выживания и развития организации в условиях плохо предска-зуемых турбулентных изменений, происходящих в окружающей среде.Чаще всего эти изменения не могут управляться менеджером организа-ции, и ему остается реагировать на них, только осуществляя внутренниеизменения в самой организации.Состояние организации описывается её моделями состава и структу-ры, которые в совокупности представляются её структурными схемами.Эти схемы отражены в учредительных документах, содержат информа-цию и о частях системы, и о связях между ними.Таких структурных схем для одной организации может быть несколь-ко: для разных целей управления существенными могут быть разные раз-биения целого на части и/или разные связи между ними (как, например, вформальной и неформальной структурах фирмы). Кроме того, структур-ные схемы могут отражать статическую структуру организации (напри-мер, древовидную схему подчиненности подразделений системы) либодинамическую структуру процессов, происходящих со временем в орга-низации (схему взаимосвязей между функциями, процессами и техноло-гиями; от схемы Гантта до схем PERT или PATTERN).Эти два типа (статическое и динамическое) описаний организациипри необходимости могут объединяться, например, путём распределенияфункций между частями (как в должностных инструкциях для работников).Таким образом, возможности осуществить адаптацию организации кпроисходящим изменениям в среде сводятся к соответствующим измене-ниям в структурных схемах системы - в структурной (статической) илифункциональной (динамической) или в обеих.Ряд причин (физиологическая ограниченность объемов и скоростейобрабатываемой человеком информации, несимметричность отношенийвласти между индивидами, предпочтительность единоначалия) привелик тому, что разделение труда в большинстве организаций осуществляетсяв виде иерархических древовидных структурных схем. Правда, в практи-ке менеджмента используются и другие конфигурации структурных схеморганизации (матричные, сетевые, кольцевые, и пр.) [5,6]. Но в любомслучае при необходимости изменений организации это осуществляетсяпутём её реструктуризации: поправками старой структуры, введениемновых подразделений или ликвидацией старых, проектированием новойструктуры, сокращением штатов или их «оптимизацией». Такие процес-сы весьма болезненны не только для работников ликвидируемых, но ивсех остальных подразделений, деморализуют коллектив, снижают про-изводительность труда.Однако существует возможность адаптировать организацию к внеш-ним переменам без изменения оргструктуры, только за счёт перераспре-деления функций между подразделениями. Р.Л. Акофф в [1] развил идеюмногомерной организации.Топологическая размерность оргструктуры определяется числом «вы-шестоящих» элементов у каждого элемента. Например, линейная цепьэлементов и идеальное иерархическое дерево - одномерны; плоская ор-ганизационная матрица - двумерна; кубическая структура - трёхмерна ит.д. Каждая одномерная сторона многомерной структуры соответствуетопределенной характеристике, параметру системы. Организация можетиметь различные размерности по разным группам характеристик. Так,при единоначалии структура подчинённости в организации одномерна,но если разные подразделения выполняют совпадающие совокупностинескольких функций, то функциональная размерность структуры равнаколичеству функций (технологий, алгоритмов, процедур и т.п.), в сово-купности образующих деятельность организации.Например, Р. Акофф [1] предлагает «многомерную организацию» всоответствии с тремя типами деятельности подразделений при разделе-нии труда в организации. У подразделения может быть только три произ-водственных функции:1) производство продуктов (товаров и/или услуг), потребляемых вну-три организации, - как у отделов снабжения, финансов, юридического,кадров, исследований и разработок, строительного, производства ком-плектующих изделий;2) производство продуктов, потребляемых вовне организации, т.е. вы-ходных товаров и услуг для любых пользователей;3) производство специализированных, уникальных продуктов, пред-назначенных конкретным пользователям, составляющим лишь частьрынка фирмы (скажем, жителям определённых территорий, розничнымили оптовым торговцам), либо функции маркетинга, обеспечивающиеобратную связь от пользователей.Для выполнения каждой функции высшее руководство организациивыделяет определенные ресурсы; пропорции между ними определяют-ся относительной важностью каждой функции в данной конкретной об-становке во внешней среде. Реакция на изменение в среде выражаетсяв перераспределении ресурсов между функциями. Подразделение либоадаптируется к изменению приоритетов выполняемых им функций, либоликвидируется, если оно выполняло только одну функцию, которая сталаненужной. Если все подразделения выполняют только одну из функций,то оргструктура превращается в иерархию с тремя специализированны-ми ветвями. (Это и имеет в виду Акофф [1] ).В отличие от матричной, в многомерной структуре работники име-ют не двух, а лишь одного начальника: внутренний потребитель являетсядля него не начальником, а пользователем, клиентом. Кроме того, в ма-тричной структуре отсутствует третье измерение (например, маркетинг),что часто превращает маркетинговые подразделения в бюрократическуюмонополию.3. Неедин ств енн ость структурной схемы системыНаглядным примером того, что структурная схема системы опреде-ляется целью её использования, может служить различие между моде-лью многомерной (трёхмерной) организации Акоффа, описанной выше,и пятимерной моделью бизнес-организации, развитой учеником АкоффаДжамшидом Гарайедаги [2].Трёхмерная схема используется для управления статической структу-рой организации, распределения власти и ответственности, определениясхемы подчинённости подразделений. Пятимерная модель состава систе-мы нужна для системного управления динамическим производственнымпроцессом работы организации.Комплексное описание функционирования социальной системы пред-ставляется совокупностью пяти взаимосвязанных процессов: Создание и распределение благ, т.е. производство необходимыхтоваров и услуг, и их справедливое распределение. Выявление и распространение истины, т.е. информации, знанийи понимания. Создание и распространение красоты, эмоционального аспектасуществования осмысления сделанного и восхищения тем, чтосделано. Формирование и внедрение в культуру нормативных ценностейс целью регулирования межличностных отношений: сотрудниче-ства, объединений, соревновательности, конфликтов. Создание и распределение власти, решение вопросов прав, пол-номочий, ответственности - в целом понятие управления.Многие мыслители управления социальными системами сосредото-чивали внимание лишь на одном из этих аспектов, считая его главнойпричиной общественных явлений. Например, Маркс рассматривал эконо-мику, способ производства благ как определяющую причину всего проис-ходящего в обществе. Для Вебера главным была власть. Богданов считалзнания организующей основой общества. Религиозные мыслители счита-ют духовные ценности основой всего.Сегодня формируется системное мышление, осознание того, что свой-ства системы определяются не столько тем, как её части действуют, сколь-ко тем, как они взаимодействуют (эмерджентность4. О структурной возможности совмещени яедин оначали я и демократиПо мере возрастания сложности производственных процессов растётуровень образованности работников, и всё чаще работники лучше своихначальников знают, как следует выполнять свою работу. При этом пада-ет эффективность автократичного управления и возрастает результатив-ность демократических отношений в работе.Выдающийся системный мыслитель современности Р.Л. Акофф пред-ложил совместить несовместимые на первый взгляд вещи - демократиюи иерархию - за счет создания специфической структуры управления ор-ганизацией. Он назвал такую структуру циркулярной организацией, илидемократической иерархией [1, гл. 9]. (Идея «демократического центра-лизма», провозглашавшаяся в советские времена, являлась лишь эвфемиз-мом, маскировавшим жёсткий централизм при отсутствии демократии.)Главная организационная идея циркулярной организации состоит всоздании при каждом менеджере совета, в состав которого входят, кроменего самого, его непосредственный начальник и непосредственно под-чинённые ему менеджеры. В совет могут приглашаться (на время илипостоянно) и другие значимые лица, например основные потребители ипоставщики.Каждый менеджер (кроме самого верхнего и самого нижнего уровней)участвует в советах трёх уровней - в совете своего руководителя, в со-ветах своих подчинённых и в собственном совете. В результате в этих со-ветах он взаимодействует с представителями пяти уровней менеджмента.Это существенно облегчает осуществление обеих функций управления -координацию действий на одном уровне иерархии и интеграцию действиймежду разными уровнями.Такая организационная схема сохраняет иерархическую системууправления, но вводит в неё важные элементы демократии: участиеуправляемых в принятии касающихся их управленческих решений, по-дотчётность руководителей перед подчинёнными, циркулярность (а нелинейность) власти.В [1, гл. 9] подробно обсуждаются проблемы комплектации советов,их права и обязанности, процедурытрение только те из них, которые представляются нам существеннымидля целей рассмотрения. Это даёт возможность упрощённо описыватьлюбую систему как конечную совокупность частей, связанных конечныммножеством связей. Так появляются модели систем, называемые струк-турными схемами.Известной математической моделью структурной схемы является граф,в котором части изображаются вершинами (или узлами), а связи - рёбрами(или дугами). Разнонаправленность связей обозначается наличием или от-сутствием стрелок на рёбрах (ориентированные графы), а разнотипностьсвязей отображается разноцветностью дуг (цветные, или раскрашенные,графы). Двойственность графов, при которой в качестве вершин могутрассматриваться либо части, либо их функции, позволяет описывать какстатическую, так и динамическую структурную схему системы.Такая модель даёт возможность представлять самые разнообразныесистемы. Их структурные схемы образуют широкий спектр различныхграфов - от линейной цепочки до полного графа, в котором каждая вер-шина связана со всеми остальными.Применительно к управлению организациями прежде всего рассма-триваются отношения власти между компонентами системы. В этом слу-чае даже для иерархической структуры возможно разнообразие стилейменеджмента, от авторитарного до партисипативного, в зависимости отстепени централизации власти [5, 6].Но в любом случае в организации есть более важные и менее важныечасти. Изъятие одной существенной части резко изменяет функциониро-вание системы в целом (например, изъятие мотора обездвиживает авто-мобиль, гибель командира может полностью дезорганизовать воинскоеподразделение).Повышение надёжности системы возможно за счёт внесения в си-стему избыточности. В технических системах это часто делается путёмдублирования, параллельного выполнения одной функции; в организаци-онных системах избыточность вводится обычно в форме резервирования(примеры - должности президента и вице-президента, начальника и егозаместителя и т.п.).Однако распределение функций по компонентам системы может бытьвсё менее асимметричным и централизованным, а значимость, важностьчастей для системы в целом всё менее различимой. В результате образу-ется структура, которую называют сетевой. Сеть качественно отличает-ся от организации: в ней нет такой части, изъятие которой нарушило быфункционирование всей системы. Например, разрушение линии прямойсвязи между двумя городами не лишает их возможности связи через тре-тий город, с которым они оба связаны.Сетевые структуры в последние годы привлекают возрастающее вни-мание в связи с их нарастающим значением в общественной практике.Типичными примерами могут служить маркетинговые и логистическиесети в экономике, коллективные информационные структуры в Интер-нете, распределённые вычислительные структуры в информатике, неко-торые массовые явления в социологии и психологии. Р. Акофф обратилвнимание на то, что сетевой характер международного терроризма делаетнеэффективными методы борьбы с ним, основанные на предположении,что террористы являются членами организации, а не сети [7]. К сетямтребуется иной подход, нежели к организациям. Исследование особен-ностей сетевых структур стало актуальной проблематикой в теории ипрактике управления.6. О колич еств енны х пропорци яхв организ аци онны х системахОрганизационные системы в человеческом обществе относятся к числуискусственных, так как они реализуются в соответствии с проектом, шабло-ном, моделью, предварительно разработанными субъектом. Проект оргси-стемы предусматривает и её структурную схему, сопровождаемую необхо-димыми данными как о компонентах системы, так и о связях между ними.В некоторых случаях такими необходимыми дополнительными дан-ными являются количественные пропорции между частями системы: ихобъёмы, массы, размеры и т.п. В оргсистемах это могут быть количестваработников в каждом подразделении, численность населения в админи-стративных округах государства, объёмы финансирования подразделе-ний организации и т.д.Затем созданная структура начинает действовать в реальном мире, на-ряду со всеми остальными искусственными и естественными системами.И их взаимодействие происходит не только под воздействием искусствен-но установленных связей, но и по законам той природы, частью которойоказалась созданная нами система. И для того чтобы выжить в этой среде,новой системе приходится адаптироваться к ней, изменяться в соответ-ствии с происходящими изменениями условий окружающей среды.Эти изменения коснутся всех аспектов системы, включая и количе-ственные пропорции между её частями. От этих пропорций зависит эф-фективность функционирования системы, и стремление организации нетолько выжить, но и расти и развиваться требует установить оптимальныеотношения между массами частей. Наличие таких соотношений проявля-ется даже в простейших ситуациях. Например, в годы кибернетическогобума советский кибернетик Д.А. Поспелов на потешной имитационноймодели «общества» показал существование оптимальных пропорциймежду численностью «пахарей», «воинов» и «бояр».В природе действительно устанавливается определённое соотношениемежду количественными характеристиками частей естественно образую-щихся систем. В [8] показано, что в системах, растущих в результате на-копления субстанции, массы частей оказываются равноотстоящими кван-тилями распределения вероятностей, вид которого зависит от характеранакопления. Например, если приращение постоянно, то распределениегауссово; если приращение пропорционально накопленной массе, рас-пределение логнормально. Эта закономерность наблюдается в естествен-ных системах разной природы: биологических, геологических, демогра-фических, финансовых [9]. Объяснение этой закономерности видится впроявлении объективной составляющей случайности в природе [10].Оказавшись в естественной среде, искусственная система вынужде-на приводить свои внутренние пропорции в соответствие с внешнимиусловиями, чтобы вписаться в общую систему как её «родная» часть. На-пример, рассмотрение динамики численности населения штатов США,первоначально «нарезанных» почти произвольно, подтверждает наличиетакой тенденции [11].Указанное явление природы может служить ориентиром для опреде-ления некоторых характеристик организационной системы уже на этапееё проектирования.Выв оды Теперь уже осознано, что реальный мир далеко превосходитпространственно-временные масштабы его доступной нам части. Слож-ность познаваемого мира выглядит как существование неоднородностей,находящихся в постоянном изменении и во взаимосвязи с остальныминеоднородностями. И пространственные, и временные охваты этих пере-мен выходят далеко за пределы собственных характеристик человека, скоторыми мы сопоставляем характеристики окружающей среды. Это вы-нуждает нас говорить о макро- и микромире, лежащих за пределами на-ших ощущений, и искать способы отображения свойств макро- и микро-миров на воспринимаемые нами сущности.Однако и в пределах воспринимаемого нами мира имеют место теже сложность, разнообразие и изменчивость. Существование субъекта втаком мире возможно благодаря двум сугубо субъективным качествам:познавательной и преобразовательной деятельности. Обе эти функциисубъекта - и познание, и управление - основаны на моделировании [12].Модели состава и структуры системы являются средствами представле-ния и преодоления её сложности. Управление вообще и управление в социальных системах в част-ности основаны на использовании информации, содержащейся в моделяхсостава и структуры управляемой системы. Эта информация часто на-глядно представляется структурной схемой системы. В практике управ-ления полезно иметь в виду разнообразные возможности использованияинформации, содержащейся в структурной схеме. Ряд таких возможно-стей и обсуждается в данном обзоре. Схематично можно изображать как статические отношения воргструктуре (например, отношения подчинённости), так и динамиче-ские (например, в виде схемы бизнес-процессов). Подчёркивается, что в структурной схеме (как, впрочем, и вовсякой модели) представляется только та информация, которая соответ-ствует цели управления, т.е. только такая, которая считается существен-ной, важной, релевантной для этого (все эти прилагательные являютсяоценочными, т.е. субъективными, условными, частичными). Отсюда вы-текает рекомендация: всегда помнить, что наши оценки могут быть оши-бочными и что это может снизить качество управления при использова-нии модели. Разнообразие структурных схем образует широкий спектр ихвариантов - от линейных схем типа идеальной иерархии до схемы типасети. Где-то в середине этого спектра находятся многомерные организа-ции, структура которых характеризуется конкретным сочетанием распре-деления власти и ответственности между частями организации. Природные закономерности (познанные и неизвестные) приво-дят к тому, что реально существующие системы имеют не произвольныеструктурные характеристики, а такие, которые обеспечивают системевыживание в условиях сложности, турбулентности, непредсказуемостиокружающей среды. Отсюда следует рекомендация: при проектированииорганизации планировать соотношения количественных характеристикеё структуры с учётом известных соотношений, свойственных естествен-ным системам. В современной практике управления социальными системамивсё большее значение приобретают ситуации взаимодействия с сетевымиструктурами. Сети качественно отличаются от организаций в традицион-ном понимании, и требуют разработки специфических методов работы сними.

Ключевые слова

Авторы

ФИООрганизацияДополнительноE-mail
Тарасенко Феликс ПетровичТомский государственный университетftara@sibmail.com
Всего: 1

Ссылки

Акофф Р.Л. Менеджмент в XXI веке. Преобразование корпорации: Пер. с англ. - Томск: Изд-во ТГУ, 2006. - 417 с.
Gharajedaghi J. Systems Thinking: Managing Chaos and Complexity. - Butterworth- Heinemann, 1999. - 302 p.
Акофф Р.Л., Эмери Ф. О целеустремлённых системах. - М.: Сов. радио, 1974. - 272 с.
Тарасенко Ф.П. Прикладной системный анализ. - Томск: Изд-во ТГУ, 2004. - 185 с.
Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: ЮНИТИ, 1995. - 478 с.
Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. - М.: Изд-во Фирма Гардерина, 1996.
Ackoff R.L., Strumpfer J.P. Terrorism: A Systemic View // Systems Research. - 2003. - Vol. 20. - Р. 287-294.
Dmitriev Yu.G., Tarasenko F.P., Ustinov Yu.K. On Statistical Structure of Growing Systems // Труды X Юбил. симп. по непараметрическим и робастным статистическим методам в кибернетике. - Томск: Изд-во НТЛ, 2004. - С. 179-185.
Dmitriev Yu.G., Tarasenko F.P. Towards a Modeling of Natural Systems // Cybernetics and Systems: An International Journal. - 2009. - Vol. 40, №3. - Р. 236-248.
Дмитриев Ю.Г., Тарасенко Ф.П. Об одной природной закономерности // Знания - Онтологии - Теории. - Новосибирск: Изд-во СО РАН, 2009. - 13 c.
Талейко А.В. Закономерности формирования численности населения по территориям // Интернет-конференция МФУ ТГУ «Актуальные проблемы управления и экономики России на современном этапе», май 2009. Сайт <mfu.tsu.ru> (Вестник ТГУ. Управление, вычислительная те
Тарасенко Ф.П. Культура и моделирование // Матер. Междунар. конф. «Культура как предмет междисциплинарных исследований». - Томск: Изд-во НТЛ, 2009. - С. 164-176.
 О структурных схемах организационных систем | ПУСС. 2009. № Том 1. Выпуск 1.

О структурных схемах организационных систем | ПУСС. 2009. № Том 1. Выпуск 1.

Полнотекстовая версия