Анализ участия руководителей в принятии решений на основе документооборота организации | ПУСС. 2010. № Том 2. Выпуск 3.

Анализ участия руководителей в принятии решений на основе документооборота организации

Рассматривается вовлечённость руководителей организации в документооборот в процессе принятия управленческих решений.

A Study of Involvement of CEOsinto the Documents Circulation in Organization.pdf Введени еВ 1985 г. автором данной статьи было начато исследование непосред-ственного участия руководителей муниципалитета города Томска в при-нятии решений по документам, которые поступают к ним в качестве вхо-дящей корреспонденции. Сбор информации для анализа производился вформе анкетирования заместителей мэра города. Анкета содержала 11 во-просов, требующих ответов в абсолютном и относительном выражениипо объёму документов, «информационных потоков» от организаций и на-селения, затрагивающих общественные вопросы и персональные пробле-мы. Затем определялось соотношение долей всего объёма документов,решение по которым принимает либо сам респондент, либо вышестоящийруководитель, либо подчинённые. Выяснялись доля релевантных частейинформационных потоков для формирования управленческих решенийруководителей и уровень «информационного шума».Настоящее исследование проведено уже в условиях действия систе-мы электронного документооборота в муниципалитете города. При этомпроводился анализ участия руководителей в процессе работы с входя-щими и исходящими документами по данным информационной систе-мы «Канцелярия» за период 2005-2007 гг. Целью данного исследованиябыло определение оценки степени вовлеченности руководителей в рабо-ту над документом в зависимости от значимости проблем, содержащихсяв документе. Исследованием были охвачены ЛПР (лица, принимающиерешения) трех верхних уровней иерархии организационной системы:первый руководитель, заместители первого руководителя, руководителиструктурных подразделений.В ходе работы автор обратился к идее Р.Л. Акоффа по проектирова-нию системы поддержки обучения и адаптации в управлении организа-цией, изложенной в [1]. Совмещение результатов исследований 1985 г. исовременного этапа, сравнение их с составляющими системы Р.Л. Акоф-фа приводят к выводу, что данное «узкое» исследование можно рассма-тривать в качестве этапа комплексного анализа работы руководителей впреддверии проектирования подсистемы поддержки обучения и адапта-ции в составе системы «Электронный муниципалитет».Термины , определени я, ин струмент арий исследовани яВведем необходимые для работы термины и определения. Докумен-тооборот - это движение документов в организации с момента их соз-дания или получения до завершения исполнения или отправления [2]. Подобъемом документооборота понимают количество документов, посту-пивших в организацию и созданных ею за определенный период [3]. Жиз-ненный цикл документа включает этапы: «Создание, распространение,сбор, обработка, размещение, доставка, использование, преобразование,утилизация» [4]. Хотя можно предлагать и иные модели состава этаповдокументооборота, само понятие о жизненном цикле документа служитопорой для дальнейших рассуждений.В подавляющем большинстве случаев определенный документ, которыйобозначим как родительский, проходя этапы жизненного цикла, «преобра-зовываясь» в процессе работы с ним ЛПР, порождает дочерние документы.Для выявления особенностей вовлеченности руководителей в доку-ментооборот необходимо, во-первых, иметь репрезентативную выборкудокументов, что предполагает выбор организации с достаточно большимобъемом документооборота, во-вторых, соответствующий инструмента-рий, обеспечивающий качество анализа документооборота, позволяющийопределять и вести полный учет родительских и дочерних документов.Первому условию вполне соответствует администрация большого го-рода, каким является Томск, с объемом документооборота более 12 тысячвходящих и исходящих документов в год. Второе условие определяетсяотображением процесса прохождения документов по этапам делопроиз-водства маршрутами движения документов в документообороте муници-палитета, которые представляют собой граф. Поэтому инструментариемописания и анализа документооборота, наиболее адекватным предметуисследования, может служить понятийный аппарат теории графов.Напомним, что граф - это схема, состоящая из точек (вершин) исоединяющих эти точки линий (рёбер, дуг). Определим, что вершинамив графах документооборота являются документы, ЛПР, события (напри-мер, резолюция ЛПР, указание постановки документа на контроль, от-правка документа в архив и т.д.). Ребрами графа служат линии связи меж-ду указанными вершинами документооборота. Графы документооборотаориентированные, так как связи между вершинами имеют направления(ребра в таком случае принято называть дугами). Такой граф называетсяориентированным графом, или орграфом. Если ребрам и дугам приписы-ваются некоторые количественные значения, качественные признаки илихарактерные свойства, то эти значения называют весами. В случае доку-ментооборота весом дуги будет являться количество дней, прошедшихмежду получением (созданием) документа и порождаемым им дочернимдокументом или временем, затраченным ЛПР на принятие решения, дру-гими событиями (постановка на контроль, передача в архив и т.д.).Ан ализ графов документ ооборотаКак уже было упомянуто во введении, в муниципалитете г. Томскаэксплуатируется информационная система «Канцелярия», которая охва-тывает все органы местного самоуправления. В её среде производятся ификсируются все операции процесса делопроизводства по входящим иисходящим документам. Так, входящий документ регистрируется, затемотображается его маршрут: к какому из руководителей он поступил, ука-зывается наличие резолюции, кому из подчиненных отправлен документс резолюцией, поставлен ли он на контроль, какой документ подготовлени получен в ответ на требование, содержащееся в резолюции, и т.д. - поэтапам жизненного цикла документа. В результате на основе этих данныхинформационной системой автоматически генерируется граф процессапринятия решения, связанного с документом, породившим этот процесс.Пример одного из полученных графов показан на рис. 1.Необходимо указать, что в распоряжении автора имеется компьютер-ная программа, генерирующая граф документооборота, которая построе-на таким образом, что в своих вычислениях оперирует количеством ребер(дуг) графа, но не вершин. С учетом указанных особенностей программыв наших аналитических расчетах в качестве исходных данных за основуберется количество дуг графа. Наличие «висячих» вершин графа объяс-няется неполнотой существующей модели, требующей доработки, таккак по системе Р.Л. Акоффа решение «ничего не делать» - такое же про-токолируемое решение, как и «сделать что-то».Введем понятия «малый» и «большой» граф документооборота. Пред-лагается эмпирический критерий классификации графов на малые ибольшие. Этот критерий - количество ЛПР в графе.К малым графам документооборота (далее - малый граф) будемотносить графы документооборота, которые включают не более одногоРис. 1. Генерируемый автоматически информационной системой «Канцелярия»граф движения документа и порождаемых им новых документовРис. 2. Малые графы документооборотаРис. 3. Большие графы документооборотаЛПР. Такие графы, как правило, имеют не более четырех дуг. Большиеграфы документооборота (далее - большой граф) - графы, включающиедвух и более ЛПР, имеют от пяти и более дуг.На рис. 2 показаны примеры малых графов, а на рис. 3 - примерыбольших графов. Условные обозначения на этих рисунках соответствуютописанным на рис. 1.Для анализа возьмем выборку, состоящую из 26408 сгенерированныхграфов документооборота в администрации города. В этой выборке име-ются как входящие, так и исходящие документы (рис. 4).Из общего числа графов, представленных на рис. 4, 13203 графаявляются малыми. Больших графов, имеющих от 5 до 10 дуг, - 10416.Остальные 2789 больших графов имеют от 11 до 40 дуг. То есть коли-чество больших графов, имеющих от 5 до 10 дуг, почти в четыре разапревышает число больших графов с 11 и более дугами. Это соотношениеиллюстрируется рис. 5.Рис. 4. Распределение графов выборки по количеству дугРис. 5. Соотношение объема графов по количеству дугВыв одыМалые графы документооборота характеризуют либо исходящие, ужеподготовленные документы, не требующие согласования, либо входящиедокументы, которые относятся к информационно-справочным, такимкак письма-приглашения, извещения и т.д., имеющие резолюции ЛПР«к сведению», «в дело» и др. Такого рода резолюции не предполагаютдальнейшего развития процесса принятия решений, так как документне содержит проблемную ситуацию. Малые графы составляют до 50% вдокументообороте большой организационной системы, к которой мож-но отнести администрацию города. Следовательно, не менее половиныобъема документооборота организации (входящие и исходящие до-кументы) не содержат проблемную ситуацию, требующую «развер-нутого» процесса принятия решений, и ограничиваются участиемодного ЛПР.Объем больших графов также составляет 50% документооборота.Большие графы документооборота касаются входящих документов, атакже исходящих, по которым происходит процесс согласования междунесколькими ЛПР. Большие графы говорят уже о том, что развиваетсяболее сложный процесс принятия решения, что документ содержит при-знаки проблемной ситуации. Именно большие графы представляют долюдокументов, требующих реализации полного процесса принятия реше-ний ЛПР в организации.Обратим внимание на два сегмента, которые представляют большиеграфы - (39,5 % + 10,5 %) на рис. 5. Если взять их сумму за 100%, тобольший сегмент (39,5%) будет составлять 80% от этой суммы. Именноэта доля документооборота может характеризовать что называется посто-янный, ежедневный, обычный процесс принятия решений в организации.Как было определено ранее, в состав учитываемых при анализе ЛПРвходят первый руководитель, его заместители и руководители подразде-лений муниципалитета города. Анализ больших графов показывает, чтонепосредственно в самом процессе принятия решений по данной доледокументооборота принимают участие от 3 до 5 ЛПР. Отсюда можнопредположить следующее: при числе ЛПР, меньшем 3, проявляется не-уверенность в достаточности информациии «верхнем» - 9, предельном по возможностям пороге восприятия че-ловеком информации (объектов, событий, фактов и т.д.) с точки зренияэффективного её использования.Основываясь на данных нашего анализа документооборота и количе-ства ЛПР, принимавших участие в работе над документами, содержащи-ми проблемную ситуацию, можно сделать следующий вывод: для при-нятия решений по 80% проблем в большой организационной системе,как правило, необходимо участие не менее 3 и достаточно участие неболее 5 ЛПР.Данный вывод можно трактовать следующим образом: количествоЛПР не превышает нижнего, наиболее благоприятного порога восприя-тия информации. Кроме того, автор данного материала не исключаетвозможность того, что сама организационная система «настраивает-ся» на формирование указанного количественного (может быть и каче-ственного) состава ЛПР, принимающих участие в принятии решений вповседневной деятельности организационной системы.Конечно, категорически утверждать, что подобным образом можнообъяснить все множество ситуаций, связанных с принятием решенияЛПР, было бы слишком опрометчиво. Данное мнение - лишь один из воз-можных вариантов интерпретации событий.

Ключевые слова

Авторы

ФИООрганизацияДополнительноE-mail
Кириенко В.Е.Администрация города Томскаvek@admin.tomsk.ru
Всего: 1

Ссылки

Акофф Р.Л. Менеджмент в XXI веке (Преобразование корпорации): Пер. с англ. Томск: Изд-во Том. ун-та, 2006. 418 c.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издание официальное. Госстандарт России. М.: ИПК «Изд-во стандартов», 1998.
Экономика и финансы: Справочник. http://www.glossary.ru.
Столяров Ю.Н. Документный ресурс: Учеб. пособие для вузов. М.: Либерея, 2001. 149 с.
 Анализ участия руководителей в принятии решений на основе документооборота организации | ПУСС. 2010. № Том 2. Выпуск 3.

Анализ участия руководителей в принятии решений на основе документооборота организации | ПУСС. 2010. № Том 2. Выпуск 3.

Полнотекстовая версия