Management in Spatially Dispersed Systems with the Use of Modern Automation Techniques.pdf Возможно, эффективность в раз-работке прототипов - самая ценная«ключевая компетенция», на которуюможет рассчитывать любая новатор-ская организация.Майкл ШрэйгРынок средств автоматизации организационного управления предла-гает большой выбор технических и программных решений, рассчитанныхна разный уровень бюджета. Конкурентная борьба современных органи-заций предполагает победу в сфере информационных технологий: имен-но так преподносят ситуацию идеологи информационного менеджмен-та и лидеры системных интеграторов. Действительно, с одной стороны,усложнение и расширение круга задач управления, решаемых руководи-телями высшего звена в различных областях, высокая мера ответствен-ности за принятое решение, увеличение объема и разнообразия спосо-бов представления информации предъявляют существенные требованияк качеству, точности, адекватности и эффективности методов принятиярешений. Для этого необходим глубокий анализ многопараметрическойситуации, следовательно, увеличивается ресурсоемкость и вычислитель-ная стоимость этих процессов. Требования к управлению современнойорганизацией предполагают учёт особенностей территориального рас-пределения её компонентов. В частности, Том Питерс считает, что «рас-стояния больше не существует», и даже определяет это утверждение вкачестве одного из принципов инновационного менеджмента [1]. Другиепринципы позволяют обосновать актуальность и возможность оптими-зации системы управления благодаря использованию современных под-ходов и современного инструментария: «Расстояния больше не существует». То есть мы обязаны уметьуправлять территориально распределенной организацией так жеэффективно, как раньше управляли офисом. «Ценность менеджера обеспечивается профессионализмом». «Система - вот решение… Система - это клей эфемерных (тер-риториально распределенных) организаций. Вот наша цель послепережитой нами эры реинжиниринга».Похоже, утверждение системных интеграторов вполне обоснованно.Стоимость их услуг высока и растет с каждым годом, однако и потреб-ность в программном обеспечении, поддерживающем процессы органи-зационного управления и принятия решений, также постоянно растет.Развитие современного информационного общества характеризуетсяувеличением потребности в информационных системах, сопровождае-мой острой конкуренцией среди разработчиков программного обеспе-чения [2], которая вынуждает их применять новые технологии, вклю-чающие не только инструментальные средства, но и методы разработкипрограммного обеспечения. В свою очередь, это стимулирует появлениена рынке ещё более новых методологий и т.д. Тем не менее разработчи-кам по-прежнему не удаётся найти «серебряную пулю» [3].Спасение утопающих - дело рук самих утопающих. Возможно линепрофессионалам в области создания программных продуктов братьсяза решение сложных проблем, связанных с автоматизацией собствен-ной деятельности? Оказывается, что для некоторых частных случаевпостановки задачи информационного менеджмента, которые, однако,охватывают достаточно широкий класс задач, можно найти приемлемоерешение. Рассмотрим процессы управления организацией с точки зре-ния системного подхода [4] для того, чтобы обоснованно определить на-правленность усилий при автоматизации с целью улучшения качестваменеджмента.Рассмотрим коммерческую организацию как целостную систему[5]. Состояние системы определяется вектором выходных параметровX {x } PN ,i [1, N]i = ∈ ∈ в области допустимых значений N-мерногопространства. В зависимости от текущего состояния системы и внешнейсреды выбирается то или иное входное управляющее воздействие дляперевода системы в желаемое состояние с учетом возможных измененийвнешней среды.Рассмотрим схему управления системой с обратной связью [6]. Систе-ма функционирует во внешней среде, оказывающей на нее существенноевлияние, определяемое рядом показателей: производственных, финансо-вых, маркетинговых и т.п. Будем считать, что изменение состояния си-стемы определяется некоторым функционалом, связывающим значениявходных (U) и выходных (X) переменных системы в разные моменты вре-мени (t):( ,..., , ,..., , ) 1 1jN K F x x u u t ,[ , ,] [0, ,] , , ( ) , ( ) 1.100 1 00t j ∈ t0 t1 j ∈ M t = t tM = t X t = X X t = XКонкретный вид функционала, его значение и граничные условияопределяются природой управляемой системы;00 X (t ) = X - состояние системы в начале временного периода;11 X (t ) = X - состояние системы в конце временного периода;( ) { ( ),..., ()} 1jKU t j = u t j u t - прямая связь;( ) { ( ),..., ()} 1jKX t j = x t j x t - обратная связь (информация о состояниисистемы).Для организаций, у которых регулярность представления отчетностируководству для выбора управляющего воздействия составляет вполнеопределенный (фиксированный) период (день, неделя, месяц), логичносделать предположение о равномерном разбиении временного интервала.Для функции управления( ) { ( ),..., ( )} { ,} [ , ,] [1. ,] [0. ] 1 0 1 U t u t u t u j t j t t i K j MjjKj = j = ∈ ∈ ∈будет выполняться неравенство( ) , [ , ] 0 10 0 1U t u P t j t tMjKijiMjΣ j = ΣΣ ≤ ∈= = =где U(t j ) - функция управления, определяемая производственным и фи-нансовым планом расходования ресурсов и денежных средств на период[ , ] 0 1 t t ; P - совокупные ограничения расходования ресурсов. Предпо-лагается, что все слагаемые суммы приведены к единой измерительнойшкале. Корректность определения функции управления на период за-висит от состояния системы в текущий момент, т.е. ее наблюдаемости.Погрешность наблюдения в произвольной точке определяется динамикойсистемы и, при прочих равных условиях, зависит от величины задерж-ки предоставления отчетной информации руководству и в произвольнойточке наблюдения [ , ] 0 1 t j ∈ t t определяется формулой1n(Δt) = ΔX = X (t j ) − X (t j − Δt) , O I E I Δt = t + t + t + t ,-гдеO t - время подготовки отчета территориального узла;I t - время поступления и первичной проверки отчета менеджерамицентрального офиса;E t - время корректировки несоответствий или уточнения отчетныхпоказателей с учетом согласования с территориальными узлами;I t - время повторной проверки, консолидации данных и подготовкиотчета руководству.Менеджеры часто допускают ошибки в управлении именно потому,что воспринимают полученный отчет как информацию о текущем со-стоянии системы. Будем считать, не нарушая общности, время принятиярешения менеджером равным нулю. Тогда задача повышения качестваобратной связи сводится к задаче сокращения периода наблюдаемостиΔt системы.Специалисты, обеспечивающие обратную связь, не могут влиять навремя подготовки отчета в территориальном узле и, частично, на времякорректировки несоответствия или необходимого уточнения отчетныхпоказателей. Остальные показатели они могут и должны улучшать. Дляменеджера, принимающего управляющее решение, это означает более кор-ректную оценку ситуации и принятия правильного решения. Сокращениезадержки предоставления отчетности даёт потенциальную возможностьспециалистам провести дополнительный анализ данных, обеспечить не-обходимую гибкость (возможность посмотреть на различные проекции си-стемы в факторном пространстве состояний) в сочетании с надежностью и1При управлении территориально распределенной организацией величина по-грешности в точке может существенно зависеть от корректности синхрониза-ции предоставленной информации из разных территориальных подразделений.целостностью (обеспечение единых временных срезов). Эта задача требуетиспользования информационных технологий для автоматизации процессаобеспечения обратной связи. При построении модели управления много-параметрической системой необходимо помнить, что наиболее важныефакторы, необходимые для управления любой организацией, как прави-ло, неизвестны и количественно неопределимы [7]. На практике ситуацияусугубляется естественными причинами, связанными с несовершеннойсистемой менеджмента, которая приводит к намеренным искажениям илисокрытию информации, несвоевременным предоставлением информациии просто случайными ошибками.Предполагается, что применение автоматизированной системы должносократить период наблюдаемости, повысить точность информации и обе-спечить согласованность данных. Дальнейший подход к автоматизацииопределяется многими факторами, важнейшими из которых являются фи-нансовые и человеческие ресурсы организации. Зачастую ресурсы орга-низации существенно ограничены, и деятельность сотрудников, связаннаяс обеспечением основного производства, автоматизируется в самую по-следнюю очередь, и это несмотря на то, что качество конечного продук-та, согласно пятому принципу Э. Деминга [8], зависит от качества всехпроцессов. Поэтому особенно актуально найти решение, позволяющееспециалисту самостоятельно решить проблему автоматизации своего ра-бочего места. Согласно принципам, определенным Т. Питерсом, профес-сионализма современного менеджера достаточно для решения этой задачисвоими силами. Однако условия работы в организации накладывают суще-ственные ограничения на его возможности, поэтому речь не идет о выбореготовых решений или решений, требующих существенных финансовыхили трудовых ресурсов. Наоборот, речь идет о том, какие инструменты вусловиях современного российского бизнеса доступны специалисту? Кро-ме того, реалии современной организации накладывают дополнительныеусловия; например, согласно требованиям информационной безопасно-сти, финансовый менеджер не только не имеет права вносить измененияв существующую корпоративную информационную систему, но и, какправило, лишен доступа к профессиональным инструментам разработкипрограммного обеспечения. Кроме того, специалист предметной областидалеко не всегда имеет навыки, позволяющие ему самостоятельно созда-вать программный код. Поиск решения ведётся в условиях ограничений наиспользование инструментария непрофессионалами в разработке инфор-мационных систем, жестких требований к интеграции с существующимиорганизационными процессами. Необходимо обеспечить также простотусопровождения и модификации программного обеспечения. Все это в со-вокупности определяет общий подход к автоматизации.Предлагается рассмотреть подход, позволяющий найти частное ре-шение для небольшой (обозримой, понятной пользователю) задачи си-лами специалистов (менеджеров) предметной области. Этот подходоснован на принципе быстрого создания прототипа информационногоприложения без написания программного кода. Эффективность в разра-ботке прототипов - это самая ценная «ключевая компетенция», на кото-рую может рассчитывать любая новаторская организация [9]. Для созда-ния центральной системы управления данными можно воспользоватьсярепозиторными технологиями разработки широко распространеннойсистемы управления базами данных (СУБД). Средство должно обеспе-чивать: простую и эффективную возможность моделирования данных; возможность быстрого и наглядного создания приложений безнаписания кода; развитые средства экспорта-импорта данных, позволяющие реа-лизовать интеграцию данных с внешними приложениями.Как вариант, можно использовать достаточно распространеннуюСУБД - MS Office Access, которая удовлетворяет всем вышеперечислен-ным требованиям, не требует инвестиций для приобретения или развер-тывания специализированного программного обеспечения. Аналогомможет служить СУБД, предлагаемая в OpenOffice 3.3.х. или LibreOffice(свободно распространяемый инструментарий с открытым кодом). Ре-позиторная технология разработки позволяет создавать программныеприложения без написания программного кода; функциональность обе-спечивается на уровне проектирования структуры данных и пользова-тельского интерфейса с применением внутреннего набора макрокоманд.Процесс экспорта и импорта данных реализуется с помощью встроеннойсистемы проектирования, позволяющей пользователю последовательноописать весь процесс и сохранить в репозитории эту последовательностьдействий, реализованных в виде системных таблиц, для дальнейшегоиспользования. Интеграцию с внешними информационными система-ми предлагается осуществлять на уровне входных и выходных данных,путем построения соответствующих процедур экспорта-импорта [10].Автоматизация обработки информации в центральном узле позволитсократить время первичной проверки отчета, а также время повторнойпроверки, консолидации данных и подготовки отчета руководству.С помощью предлагаемого подхода в разное время решались различ-ные прикладные задачи, например:1. Расчет заработной платы по сдельной системе, включающий сбори обработку производственных показателей в одном из подразделенийкрупной торгово-промышленной компании (1500 человек).2. Создание модулей управления персоналом российским представи-тельством крупного европейского банка:мониторинг обучения и управление обеспечением оказания азания услугпо обучению персонала (одновременное обучение порядка 800сотрудников); управление обеспечением питания сотрудников (2000 сотрудни-ков для 19 провайдеров); система персонификации оказываемых услуг и расчет поправок кзаработной плате; бюджетирование альтернативной системы мотивации сотрудни-ков; интеграция данных для существующих систем (поиск персонала,документооборот и т.д.) в единую систему планирования и отчет-ности.3. Управление проведением научных исследований и обеспечени-ем единого информационного пространства научно-исследовательскогоцентра (процессы научных исследований характеризуются вариабельно-стью, кратким жизненным циклом и вариабельностью мест проведения).4. Автоматизация деятельности экономического отдела, планированияи финансового контроля организации, имеющей представительства в 23регионах России.5. Управление регулярными корпоративными мероприятиями круп-ной международной компании, включая планирование загрузки объектов,контроль посещаемости мероприятий, персонификацию услуг, обеспече-ние отчетности в оперативном режиме на различных объектах.Преимущество используемой технологии состоит в простоте тиражи-рования как конечного решения, так и методов его реализации. Поэтому,в случае ухода специалиста, программа может сопровождаться преемни-ком, также неспециалистом в области создания информационных систем.Указанные системы, например, до сих пор функционируют на предприя-тиях, несмотря на то, что авторы решений уже не работают в этих орга-низациях.Для обеспечения обратной связи, например передачи данных из уда-ленных подразделений в текущем режиме, предлагается использоватьоткрытые технологии распределенных вычислений [11], например сред-ства Google Apps. Существует множество аналогов, различной степениоткрытости и стоимости2. Инструментов для реализации различных ин-формационных приложений, реализующих парадигму SaaS (software as a2Microsoft будет взимать 12 центов за час вычислений, 15 центов за гигабайтданных на сервере и 10 центов за каждые 10 тысяч транзакций. Что касаетсяпользования сетевым каналом, то будет взиматься 10-15 центов за гигабайт.service) на современном российском и тем более - международном рын-ке, более, чем достаточно [12-14]. Динамика развития данного направле-ния не позволяет привести полный обзор средств реализации подобныхсистем, однако можно воспользоваться специализированными ресурсамидля выбора подходящего инструментария [13]. Для многих из них харак-терна высокая стоимость (Мегаплан [14] предлагает покупателям систе-мы в подарок IPad 2) и необходимость системного подхода к внедрению,с учетом автоматизации смежных областей деятельности. Google Appsпривлекает: доступностью инструментариев для использования неспециали-стами: реализован необходимый минимум функций, аналогичныйпродуктам MS Office, а также полезный набор дополнительныхфункций для сетевой многопользовательской работы; открытостью решений; постоянным развитием, появлением новых возможностей и но-вых инструментов; возможностью обмена решениями.Основой для реализации является создание единого информационногопространства для обеспечения коммуникации участников процесса с по-мощью средств быстрой разработки сайтов. Сайты Google позволяют ин-тегрировать средства управления данными, состояниями системы и собы-тиями. В «облаке» на основе Документов Google (Электронные таблицыGoogle) создаются временные хранилища данных, к которым посредствоминтерактивных Форм Google обеспечивается доступ всех территориальныхподразделений для ввода отчетной информации. Формы Google позволяютреализовать процесс мониторинга за счет интерактивного обновления дан-ных в документах и автоматического отслеживания даты и времени созда-ния кортежей. Объединение данных множества электронных таблиц Googleи реализация процедур оперативного контроля данных обеспечиваются спомощью внутренних функций интеграции документов, например функ-ции ImportRange, позволяющей использовать также агрегированные функ-ции для работы с массивами. Данные временных хранилищ с помощьюреализованных процедур импорта с необходимой периодичностью выгру-жаются в центральную систему. После вторичной проверки корректностисистема, при необходимости, автоматически формирует адресный запросна уточнение данных. Управление информационным пространством и ком-муникацией участников основано на принципе использования интерактив-ных форм (изменения состоянии системы) и средства Календарь Google.Предполагается, что использование этих технологий будет достаточно эф-фективным для решения различных задач, связанных с необходимостьюоперативного мониторинга информации. Данный подход применялся дляреализации единого информационного пространства и обеспечения опера-тивной обратной связи в примерах реализованных задач 3-5.Использование современных информационных технологий менедже-рами предметной области позволяет повысить качество управления орга-низацией, обеспечить гибкость и адаптивность управленческих решенийи существенно сократить издержки на закупку и поддержку программно-го обеспечения.

Скачать электронную версию публикации