Approaches to building of document flow system based on ibm lotus domino.pdf Создание автоматизированной системы управления ор-ганизацией включает построение системы документооборо-та, позволяющей:- вести учет входящей и исходящей корреспонденции;- вести планирование деятельности организации;- координировать действия сотрудников;- контролировать исполнение принимаемых решений ипоручений конкретных исполнителей;- создавать аналитические отчеты о деятельности орга-низации с целью корректирования дальнейших принимае-мых руководителем организации решений.Создание средств документооборота с использо-ванием универсальных языков программирования, безиспользования готовых платформ, имеет немногопреимуществ по сравнению с разработкой продуктовтакого класса на основе готовых документно-ориентированных платформ. Использование же гото-вой платформы предоставляет разработчику наборсредств, позволяющих манипулировать объектамивысокой степени абстракции, ориентированными научетно-отчетные операции, поиск по большому мас-сиву документов, интеграцию с существующими ис-точниками данных и прикладными службами и т.д.В качестве платформы для создания такой систе-мы несколькими производителями программногообеспечения предлагаются соответствующие продук-ты (Novell Groupwise, Microsoft Exchange, IBM LotusDomino).Платформа IBM Lotus Domino является достаточ-но конкурентоспособной среди других платформ, имногие организации выбирают ее при разработке до-кументно-ориентированных систем. Эта платформапозволяет быстро разрабатывать и разворачиватьприложения.Более того, IBM Lotus Software предлагает над-стройку над IBM Lotus Domino, позволяющую созда-вать приложения, ориентированные не только научетно-отчетные операции, но и способные коорди-нировать и контролировать исполнение принимаемыхрешений. Этот продукт имеет название IBM LotusWorkflow.Рассмотрим основные функции системы докумен-тооборота и два варианта практической реализации.УЧЕТНО-ОТЧЕТНЫЕ ОПЕРАЦИИК учетно-отчетным операциям относятся такие,как регистрация входящей, исходящей и внутреннейдокументации, имеющей отношение к организации иучаствующей в принятии решений по основной дея-тельности.В соответствии с номенклатурой дел организациив системе создаются дела и всевозможные типы до-кументов (шаблоны), на основе которых документыможно разбивать на группы, каким-то образом упо-рядочивать для эффективного поиска в процессе ра-боты.В качестве хранилища такого набора разнотипныхдокументов и дел выбираются соответствующие ис-точники данных, в зависимости от степени структури-зации, потенциального объема документов и другихпараметров.В случае, если документы не поддаются жесткойструктуризации и их количество не превышает пяти-сот тысяч (за рабочий период до переведения их в ар-хив), в качестве хранилища документов рекомендует-ся использовать среду Lotus Domino. При большемколичестве документов в базе заметно падает произ-водительность поисковых операций, что сказываетсяна производительности клиентских приложений. От-сутствие у документов жесткой структуры во многомопределяется разноплановостью учитываемых опера-ций и может быть скомпенсировано механизмом пол-нотекстового поиска, доступного именно для храни-лищ на основе Notes Storage Facility (базы данныхLotus Domino, .nsf).В другом случае, когда документы могут быть же-стко структурированы и их количество измеряетсямиллионами (за рабочий период), в качестве храни-лища можно (и следует) использовать источники дан-ных, ориентированные на реляционную модель дан-ных. В качестве поисковых средств в этом случае ис-пользуется традиционный язык запросов SQL.Возможен и промежуточный между упомянутымивыше вариант организации хранилища учетных дан-ных. Например, когда большой выборке первичныхдокументов (или записей), хранящихся в реляционнойСУБД, ставится в соответствие некий агрегирующийили отчетный документ (содержащий, например,сумму по выборке и процентное соотношение частейвыборки). Такого рода компромисс позволяет избе-жать избыточности первичных документов, храня-щихся в документно-ориентированной базе данных, атакже дает возможность хранить в агрегирующем до-кументе объекты сложных типов.АВТОМАТИЗАЦИЯ ПОТОКОВДОКУМЕНТОВ И РАБОТВ простейшем случае автоматизация потоков ра-бот в организации осуществляется с использованиемсредств программирования, предоставляемых вы-бранной платформой, а также (если это предусмотре-но в платформе) внешних сред программирования,включая библиотеки динамического связывания(DLL, написанные на универсальных языках), интер-фейсы общей объектной и документной модели(COM, DOM), средства Java/CORBA и проч.Среды программирования, предоставляемые плат-формами, позволяют манипулировать документами,формами и выборками документов, связываться софисными приложениями (в основном посредствомOLE) для создания специфичных отчетов, а такжехранить и изменять в документе информацию о егостатусе и предстоящем маршруте движения. Для хра-нения текущего статуса и вычисления предстоящегомаршрута используются специальные служебные по-ля. Вычисления на каждом шаге документооборотапроисходят на основе обработчиков событий форм иявных команд запуска сценариев.Такой вариант реализации автоматизированногопотока документов и их маршрутизации жестко за-крепляет определенные деловые процессы, изменениекоторых требует изменения программного кода про-граммистом. Добавление в систему новых типов до-кументов также требует вмешательства программиста(рис. 1).Рис. 1. Автоматизация процесса визированияпри помощи подформДругим подходом к автоматизации потоков доку-ментов и работ может служить использование готовыхнадстроек над существующими средствами управлениядокументно-ориентированными хранилищами. Про-дуктами такого класса являются «WorkRoute», «OptimaWorkFlow», «1С:Документооборот», «CompanyMedia»российской разработки, Docs Open, DocFusion, Staff-Ware, IBM Lotus Workflow и многие другие.Идея использования готовой надстройки позволя-ет сконцентрировать внимание на потоках работ кактаковых, а не на способе их реализации. Следуя этомупринципу, более плавно проходит процедура реорга-низации бизнес-процессов в организации (BPR), болеечетко ставятся задачи конкретных подразделений иисполнителей.IBM Lotus после выпуска очередной версии пакетагрупповой работы Lotus Domino/Notes выпустилапродукт такого класса под названием Lotus Workflow.Этот пакет является надстройкой над Lotus Dominoв том смысле, что в качестве хранилища информации опроцессах и работах Workflow использует стандартныеБД Lotus Notes [1]. Более того, для маршрутизации до-кументов и работ используется встроенный в Dominoмеханизм запуска агентов обработки документов.В данной системе могут храниться документы иформы произвольных типов, определенных програм-мистом или пользователем. Маршрут работы или до-кумента может быть выбран пользователем вручную,либо может выполняться автоматическая маршрути-зация работ в зависимости от значений управляющихатрибутов документа (рис. 2).МаршрутУсловиеРис. 2. Настройка маршрутизации документов по условиюСредства включают в себя такие понятия, как дей-ствие пользователя (Activity), автоматическое дейст-вие (Automated Activity), выполняемое сервером наопределенном этапе документооборота, подпроцесс(Subprocess), являющийся фактически процесснойссылкой (рис. 3) на другой процесс, выполняемый вопределенной точке установки процессной ссылки ипередающий управление после завершения на сле-дующую после процессной ссылки точку (или дейст-вие) маршрута (рис. 4).СсылкаРис. 3. Процессная ссылка на подпроцессРис. 4. Подпроцесс закупки (ZAK)КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯИ УПРАВЛЯЕМАЯ РЕАКЦИЯВ процессе исполнения принятых в организациирешений важной является своевременность исполне-ния порученных заданий. Контроль исполнения зада-ний в электронном документообороте производитсяпрограммными средствами, отслеживающими насту-пление срока исполнения, либо других условий, придостижении которых необходим ответ исполнителяэтого задания.Если не использовать программных надстроек ти-па Lotus Workflow, эта процедура автоматизируется сиспользованием встроенных языков программирова-ния, существующих в системе управления докумен-тами (в нашем случае - Lotus Notes). В этом случаепрограммист сам создает управляющие кнопки, поля,агенты и представления, позволяющие реагировать нанаступление определенных событий.В Lotus Workflow эта задача решается назначени-ем срока исполнения конкретной работы в свойствахдействия пользователя (Activity Timing). При истече-нии срока исполнения пользователем указанной вдействии работы выполняется автоматическое уве-домление исполнителя с использованием встроенныхв Lotus Notes средств электронной почты либо авто-матический запуск предопределенного

Скачать электронную версию публикации