Information management of dissertation council activity of belgorod state national research university.pdf 1. Введение Диссертационные советы являются важным звеном в системе аттестации научных и научно-педагогических кадров, основной задачей которых является обеспечение качественной, квалифицированной, объективной экспертизы результатов научных исследований соискателей ученых степеней [1]. Обеспечение качества экспертизы и защиты диссертаций – сложный управленческий процесс, требующий профессионального руководства деятельностью диссертационных советов. В своей работе диссертационные советы руководствуются документами Высшей аттестационной комиссии, которые должны быть доступны для членов совета и соискателей. Все документы, представляемые соискателями в диссертационные советы, должны находиться в аттестационных делах соискателей в соответствии с предусмотренной описью. В диссертационных советах должны соблюдаться сроки и процедуры рассмотрения диссертационных дел и защиты диссертаций [2]. Таким образом, вопрос информационного обеспечения деятельности диссертационных советов является весьма актуальным. Повышение степени информированности всех заинтересованных лиц о результатах деятельности, диссертационного совета, о процессах рассмотрения диссертационных дел может быть реализовано в результате использование специализированных интернет-ресурсов и сетевых информационных систем. В Белгородском государственном национальном исследовательском университете (НИУ «БелГУ») в настоящее время функционируют 12 советов по защите диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук, на соискание ученой степени доктора наук. До недавнего времени информационным сопровождением деятельности диссертационных советов на сайте НИУ «БелГУ» были лишь страница с краткой информацией о существующих советах и раздел с объявлениями о предстоящих защитах докторских и кандидатских диссертаций. Аспиранты и соискатели ученых степеней не могли получить нужную информацию о деятельности диссертационных советов, о подготовке диссертаций и документов диссертационного дела. Были затруднены управление деятельностью диссертационных советов и обеспечение информационной открытости. В связи с этим перед авторским коллективом руководством отдела аспирантуры была поставлена задача реализации информационного обеспечения деятельности диссертационных советов, для повышения уровня открытости деятельности советов, автоматизации процессов управления диссертационными советами и формирования необходимой отчетной документации. Таким образом, целью нашей работы была реализация информационного пространства деятельности диссертационных советов. Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи: · проанализировать существующие информационные системы информационного сопровождения деятельности диссертационных советов; · разработать информационную систему деятельности диссертационных советов НИУ «БелГУ», функционирующую на основе свободно распространяемого программного обеспечения. 2. Разработка интернет-системы информационного обеспечения деятельности диссертационных советов и организации онлайн-трансляций заседаний Анализ открытых источников и ресурсов сети Интернет показал, что в настоящее время диссертационные советы для обеспечения информационной составляющей своей деятельности используют в лучшем случает интернет-сайты [3–6], нередко просто веб-страницы с самой общей информацией. Чаще всего сайты диссоветов содержат разделы со статической информацией: информацию о составе диссертационного совета, объявление о защите, нормативные документы, информация о научных специальностях и т.п., в редких случаях сайты диссоветов обеспечивают онлайн-трансляцию заседаний [6, 7]. Таким образом, авторам не удалось обнаружить в периодических изданиях и сети Интернет описания использования полноценных информационных систем для организации информационного обеспечения деятельности диссертационных советов в вузе. Реализация информационного пространства диссертационных советов в виде статичных веб-сайтов не соответствовала задачам, поставленным руководством, поэтому было принято решение (с учетом опыта многочисленных разработок, например [8–10]) реализовать информационное пространство советов по защите диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук, на соискание ученой степени доктора наук в виде автоматизированной информационной интернет-системы. Реализация в виде html сайтов диссертационных советов потребовала наличия веб-дизайнера. Постоянное пополнение и редактирование контента, где все изменения производились вручную, требовали от веб-дизайнера соответствующих знаний и умений, что усложняло и удорожало поддержку веб-сайтов. Подача дел на рассмотрение сторонними соискателям в диссертационный совет вызвала бы прохождение длинной цепочки действий, без возможности автоматизированного просмотра и отслеживания состояния дела. Решением для упрощения обслуживания, удешевления поддержки и возможности предоставления определённых функциональных возможностей стало использование для разработки системы управления контентом (CMS). Из всего многообразия различных CMS-систем была выбрана Moodle [11]. Сбор информации из каждой отдельной системы управления контентом каждого диссертационного совета для мониторинга и общего представления о состоянии диссертационных советов вуза был бы затруднителен и проводился бы вручную. Появление нового диссертационного совета в вузе потребовало бы установки новой системы управления контентом с настройкой соответствующих модулей и блоков, что тоже не являлось бы эффективным способом. Поэтому было решено создать подсистемы диссертационных советов на базе одной из систем управления контентом, где каждый сайт диссертационного совета организован однотипно, использует одни и те же функциональные возможности, разграничен (сотрудники одного диссертационного совета не способны изменить данные другого совета) и имеет индивидуальную страницу. При создании нового диссертационного совета происходит создание новой интернет-страницы с подключением к общим функциональным библиотекам. Данное решение позволило в рамках одной подсистемы выполнять следующие операции: собирать данные о состоянии диссертационных советов, просматривать состояние дел, производить подачу дел на рассмотрение сторонним соискателям, производить онлайн-трансляцию защиты и других мероприятий. Особенности проектирования и реализации связаны с уровнями функционирования системы. Уровни системы следующие: уровень создания диссертационного совета, уровень наполнения и уровень взаимодействия. Взаимодействие данных уровней представлено на рис. 1. Рис. 1. Уровни системы На уровне создания диссертационного совета происходит создание файла индивидуальной страницы совета с именем: main.php Данный файл содержит индивидуальный идентификатор соответствующего диссертационного совета и подключение кода «каркаса», отвечающего за функционирование индивидуальной страницы диссертационного совета в системе с его разделами и информацией, относящимися к конкретному совету. Также на этом уровне происходит назначение роли «учёный секретарь» пользователю, который несёт ответственность за наполнение, редактирование и управление поданными делами создаваемого диссертационного совета. Каждый пользователь назначается на контекст определённого диссертационного совета, что позволят разграничить возможность редактирования данных другого совета. На уровне наполнения происходит добавление и редактирование данных совета. Наполнение происходит по разделам: о совете, состав совета, нормативные документы, соискателю, анонс, авторефераты, планирование проведение онлайн-трансляций. При наполнении состава совета происходит привязка члена диссертационного совета с индивидуальным идентификатором внутрикорпоративной системы, что позволяет извлечь сведения об участии в диссертационном совете того или иного сотрудника университета. Извлекаемые автоматизированным способом сведения позволяют оперативно проводить мониторинг и рейтингование учебного заведения. Уровень взаимодействия. Для проведения онлайн-трансляции была развёрнута на сервере система веб-конференций OpenMeetings. Запланировав в расписании мероприятие с применением онлайн-трансляции, можно предоставить гостям и пользователям сайта возможность удалённого просмотра. Просмотр предоставляется прямо в веб-браузере. Также предоставляется возможность удалённо подать дело на рассмотрение в совет. Сам процесс подачи представлен на рис. 2. Соискатель подаёт дело через систему. Совету предоставляется возможность рассматривать поданное дело. Разработанный инструментарий предоставляет совету контролировать состояние дел, связываться с соискателями, изменять сведения и состояния дел (тем самым проводить дела по этапам), отклонять дела, предоставлять соискателям доступ для контроля личных дел. 3. Функциональные возможности системы Разработанная в Белгородском государственном национальном исследовательском университете интернет-система информационного обеспечения деятельности диссертационных советов и организации онлайн-трансляций заседаний обеспечивает: накопление и предоставление информации о составах диссертационных советов; · предоставление доступа всех заинтересованных лиц к нормативным документам, регламентирующих деятельности диссертационных советов; мониторинг процесса рассмотрения диссертационных дел в совете; организацию хранения информации о соискателях; предоставление информации о паспортах специальностей диссертационных советов; предоставление соискателем необходимой информации для подготовки диссертации и документов, содержащихся в диссертационном деле; автоматизацию процессов формирования отчетов о деятельности диссертационных советов; онлайн-трансляцию заседаний диссертационных советов. Рис. 2. Фрагмент процесса рассмотрения дел Используя ссылки в основном меню системы информационного обеспечения деятельности диссертационных советов, соискатель может посмотреть информацию о диссертационных советах университета (рис. 3), паспорта специальностей и перечень приоритетных специальностей. Рис. 3. Страница диссертационного совета На странице диссертационного совета можно просмотреть состав совета, важные нормативные документы (положение о совете по защите диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук, на соискание ученой степени доктора наук, номенклатура специальностей научных работников, положения о порядке присвоения ученых званий и др.), перейти к системе проверки диссертации и автореферата на степень оригинальности текста «Антиплагиат», в разделе «Анонсы» познакомиться с материалами с сайта ВАК. С помощью ссылки «Подать дело» можно добавить информацию о диссертационном деле в систему, а с помощью «Проверить дело» – контролировать процесс рассмотрения дела. В разделе «Авторефераты» можно познакомиться с авторефератами диссертаций, защищенных или находящихся на рассмотрении в диссертационном совете. В разделе «Соискателю» представлена полезная информация для соискателей ученых степеней и шаблоны для оформления документов диссертационного дела (заявление соискателя, заключение диссертационного совета, заключение организации, где выполнялась работа, и т.д.). Для просмотра заседаний диссертационных советов по защите кандидатских и докторских диссертаций используется ссылка «Онлайн-трансляция». На странице онлайн-трансляций можно увидеть список доступных заседаний диссертационного совета по защите диссертаций (рис. 4). Если пользователь зайдет в этот раздел во время проведения защиты диссертации, то он сможет подключиться к трансляции и «поприсутствовать» на заседании диссертационного совета. Рис. 4. Расписание онлайн-трансляций заседаний диссертационного совета по защите диссертаций Ученые секретари диссертационных советов и администраторы (сотрудники отдела аспирантуры) имеют больше прав по работе с системой по сравнению с обычными пользователями и соискателями. Они могут изменять состав диссертационного совета в системе, редактировать данные о членах диссоветов, изменять состав документов и шаблонов во всех разделах, изменять статус рассматриваемого диссертационного дела в совете и вносить необходимую информацию, связанную с процессом рассмотрения диссертаций, назначать время трансляции защит и т.д. Кроме того им в системе информационного обеспечения деятельности диссертационных советов и организации онлайн-трансляций заседаний доступны разделы «Рассматриваемые дела» и «Отчеты». В разделе «Рассматриваемые дела» (рис. 5) администратор системы или ученый секретарь диссертационного совета в рамках своих полномочий может увидеть «историю» рассмотрения диссертационных дел в совете, всех или с интересуемым статусом (Принятые к рассмотрению, Принятые к защите, Защита состоялась, На рассмотрении в Минобрнауки РФ, Получен диплом, Снятые с рассмотрения). Рис. 5. Раздел «Рассматриваемые дела» В разделе «Отчеты» можно просмотреть различные отчеты о деятельности диссертационных советов (рис. 6). Рис. 6. Просмотр отчетов Заключение В работе приводится описание разработки информационной интернет-системы информационного обеспечения деятельности диссертационных советов. Реализация и проектирование системы были связаны с особенностями уровнями функционирования системы. Результатом работы стал код «каркаса» отвечающий за функционирование индивидуальной страницы диссертационного совета в системе с его разделами и информацией, относящимися к конкретному совету. Назначение пользователю роли «учёный секретарь» происходит на контекст определённого диссертационного совета, что позволяет разграничить возможность редактирования данных другого совета. При наполнении состава совета происходит привязка члена диссертационного совета с индивидуальным идентификатором внутрикорпоративной системы, что позволяет извлечь сведения об участии в диссертационном совете того или иного сотрудника университета. Извлекаемые автоматизированным способом сведения позволяют оперативно проводить мониторинг и рейтингование учебного заведения. Для проведения онлайн-трансляции была развёрнута на сервере система веб-конференций OpenMeetings. Разработанный инструментарий позволяет: контролировать состояние диссертационных дел, возможность удалённо подать дело на рассмотрение в совет, просматривать в онлайн-режиме защиту диссертаций и др.

Скачать электронную версию публикации